Dynamische Puzzlesteine in M365 Apps
Seit 2021 entwickelt Microsoft mit Microsoft Loop neue Möglichkeiten für die app-übergreifende Zusammenarbeit. Microsoft Loop besteht aus den drei Säulen Loop Components, Loop Pages und Loop Workspaces.
Microsoft Loop wurde 2021 mit Loop Components in Teams Chats und Outlook eingeführt und bis heute auf Word Online und Whiteboard erweitert. Loop Components sind kleine Produktivitäts-Puzzleteile, die verschiedene Funktionen aus der M365-App-Welt abbilden und dynamisch über App-Grenzen hinweg genutzt werden können. Änderungen, die beispielsweise in einer Loop Component aus einem Teams-Chat heraus vorgenommen werden, werden sofort in Outlook oder Word Online angezeigt.
Loop Pages können sowohl verschiedene Loop Components als auch statische Inhalte wie URL-Links usw. enthalten. Mehrere Loop Pages können zu einem Loop Workspace zusammengefasst werden. Hier zeigt sich eine gewisse Ähnlichkeit mit der aus OneNote bekannten Struktur von Notizbüchern, Abschnitten und Seiten.
Je nachdem, in welche Loop-fähige M365-App (derzeit Teams Chat, Outlook, Word Online, Whiteboard) eine Loop Component eingefügt wird, stehen unterschiedliche Loop Components zur Auswahl.
Nach dem Einfügen einer Loop Component, z.B. in einem Team-Chat, wird diese für den/die Empfänger der Chat-Nachricht freigegeben und kann sofort von allen Teilnehmern bearbeitet werden.
Die Änderungen sind sofort für alle anderen Teilnehmer sichtbar und jeder hat jederzeit Zugriff auf den aktuellen Stand. Im Gegensatz zur kollaborativen Bearbeitung von Office-Dokumenten ist es nicht nötig, Teams Chat, E-Mail etc. zu diesem Zweck zu verlassen.
Jeder kann jederzeit sehen, wer an welcher Stelle in der Loop Component Änderungen vornimmt. Nicht nur die Loop Component als Ganzes ist ein dynamisches Element in der M365-Welt, sondern auch die einzelnen Teile der Loop Component, d.h. eine einfache Umordnung der Sequenz ist per Drag & Drop möglich, etc.
Die Loop Component kann von allen Teilnehmern von einer Loop-fähigen M365-App auf andere Loop-fähige M365-Apps kopiert werden: App-übergreifende Zusammenarbeit an dynamischen Puzzlestücken. Änderungen, die an der Loop Component in Outlook (vor oder nach dem Senden) vorgenommen werden, werden auch im Teams Chat angezeigt und umgekehrt.
Mit Loop Components ist es möglich, über App-Grenzen hinweg dynamisch zusammenzuarbeiten. Jeder Beteiligte kann mit Loop Components seine bevorzugte App nutzen, oder die Informationen sind genau dort, wo ich sie brauche.
Für jede Loop Component wird eine Loop-Datei im OneDrive des Erstellers gespeichert. Loop Components, die in einem Team-Chat initiiert werden, werden im Ordner Teams Chat Files gespeichert, Outlook speichert im Ordner Attachments, Word speichert im Ordner Word Loop Files und Whiteboard speichert im Ordner Whiteboards.
Die Loop-Dateien verhalten sich wie die anderen Office-Dateien in M365. Sie werden in den verschiedenen Ansichten auf der M365-Startseite und in OneDrive angezeigt, sie unterliegen dem M365-Volltextindex, sie können wie Office-Dateien mit anderen Nutzern geteilt werden, sie können als Favoriten markiert oder gelöscht werden, und sie können aus dem Papierkorb wiederhergestellt werden.
Wie für Office-Daten gilt auch für Loop-Dateien das M365-Grundprinzip der automatischen Speicherung und Versionierung.
Die einzelnen Loop-Dateien können in M365 mit einem Klick geöffnet werden, genau wie Office-Dateien.
Wird eine Loop-Datei geöffnet, verzweigt sie in die Loop Web App. Wurde die Loop App vom Administrator für den Mandanten deaktiviert, wird die Loop-Datei in einer Light-Version der Loop Web App angezeigt.
Eine bestehende Loop Component kann durch zusätzliche Loop-Elemente entweder direkt in der Loop-Datei oder in der Loop Component erweitert werden.
Über Eingabe des Forward-Slash / wird das Erweiterungsmenü geöffnet und eine Auswahl verschiedener Erweiterungsoptionen sind wählbar.
Zu den Erweiterungsmöglichkeiten gehören nicht nur die ursprünglichen Loop Components aus der obigen Übersicht, sondern eine Vielzahl weiterer Optionen wie z.B. verschiedene Objekte aus dem Bereich der Textstile, der Kommunikation oder der Medien. Sowohl die initialen Loop Components als auch die Erweiterungsmöglichkeiten werden von Microsoft ständig weiterentwickelt, d.h. der M365 Evergreen-Ansatz der ständigen Weiterentwicklung gilt auch hier und ein regelmäßiger Blick auf die Loop Components und die Erweiterungsmöglichkeiten lohnt sich.
Für jede Loop Component können Sie in der oberen rechten Ecke sehen, in welchen Anwendungen oder an welchen Stellen (im Sinne von Team-Chat, einzelnen E-Mails, Word-Dateien usw.) sie eingefügt wurde.
Wenn Sie auf einen der Einträge klicken, gelangen Sie direkt zum entsprechenden Team-Chat, zur E-Mail usw.
Good 2 Know
Microsoft Loop ist nur innerhalb eines Mandanten verfügbar. Die gemeinsame Nutzung mit externen Parteien oder der Zugriff auf Loop durch externe Parteien ist nicht möglich. Es ist nicht möglich, eine Loop Component in einem Team-Chat mit externen Benutzern zu erstellen oder sie als Kopie einzufügen. Selbst wenn auf den ersten Blick eine Mail mit einer Loop Component an einen externen Benutzer gesendet wird, erhält dieser weder Zugriff auf die in der Mail enthaltene Loop Component noch auf die Loop-Datei mit dem dahinter liegenden Loop. Wenige Minuten nach dem Versand der externen E-Mail erhält der Absender eine E-Mail vom System, die besagt, dass externe Empfänger auf Teile des Inhalts nicht zugreifen können. Wird der M365-Datenfreigabe-Dialog verwendet, können externe Empfänger zwar als Empfänger des Freigabelinks eingetragen werden, haben dann aber trotz der vermeintlichen Dateifreigabe keinen Zugriff auf die Schleifendatei. Der ausschließlich interne Zugriff auf Loop Component ist besonders wichtig bei der Freigabe von Word-Dateien, die Loop Component enthalten. Das eigentliche Dokument kann mit Externen geteilt werden, aber die Loop Component innerhalb des Dokuments sind für Externe nicht sichtbar.
